Page tree

Edustajistoviikonlopun 3.-4.10.2009 purku

 

1. AYY työympäristönä

 

Keskustelu jakautui luontevasti osallistujille tutuimpiin toimijoihin, hallitukseen ja sihteeristöön. Muun henkilökunnan rooliin ei juurikaan otettu kantaa.

 

Ryhmien kesken vallitsi melko yhtenäinen näkemys AYY:n aatteellisen sihteeristön roolista. Sektorin sihteerin ja hallitusvastaavan työnjako herättää usein keskustelua ylioppilaskunnissa ja tähän puututtiinkin heti aluksi lähes jokaisessa ryhmässä. Todettiin, että sihteeristön tulisi olla asiantuntijuuden lähde, perehtynyt aiheeseensa ja tuntea tärkeimmät yhteistyökumppanit. Heillä on myös vankka ymmärrys sektorin käytännön toiminnasta ja parhaista mahdollisista tavoista edistää sen tavoitteita. Hallituksen rooli on tuoda sektorille näkemys sen yleisestä kehityssuunnasta, määritellä mitkä tarjolla olevat asiat ovat oleellisia ja missä järjestyksessä niihin tarttua. Hallitus myös määrittelee yleiset periaatteet jonka mukaisesti työtä toteutetaan; sihteerin vastuulla taas on miettiä miten tämä implementoidaan käytäntöön.

 

Sihteeristön työnkuva on selvästi vaativa ja heiltä peräänkuulutetaan paljon vastuuta. On siis oleellista, että he ovat oman alansa vankkoja ammattilaisia. Lähtökohtaisesti oletuksena siis on, että he olisivat opiskelujensa loppuvaiheessa tai juuri valmistuneita opiskelijoita jotka ovat valmiita sitoutumaan täysipäiväiseen työsuhteeseen. Opiskelupaikkaa ei nähty niinkään rajaavana tekijänä ja katsottiin jopa suotavaksi jos opinnot olisivat jollain tapaa yhteydessä sihteerin toimikenttään. Tästä yleisestä linjasta poiketen, peräänkuulutettiin kuitenkin joustavuutta eri toimien suhteen, eikä kaikkien sihteerien katsottu tarpeelliseksi täyttää samaa profiilia. Esimerkiksi kulttuurialan asiantuntemusta voi hyvinkin löytyä oman koulun opiskelijalta ja työtehtävien selvetessä voi hyvinkin olla että puolipäiväinen työpanos riittää. Myös oman järjestökentän tuntemus olisi eduksi esimerkiksi järjestösihteerille.

 

Oleellisena tekijänä sihteerin ja täten koko sektorin ammattitaidon varmistamisessa nähtiin myös jatkuvuus. Katsottiinkin tärkeäksi, että sihteeri sitoutuisivat toimiinsa keskimäärin kahdeksi vuodeksi. Kovin paljon tätä pidempiä työsuhteita ei katsottu suotavaksi työyhteisön opiskelijaläheisyyden ylläpitämiseksi ja pidemmän tähtäimen strateginen jatkuvuus katsottiin tulevan pääsihteerin toimen kautta. Palkkauksen on myös mukailtava näitä odotuksia ja nykyinen palkkataso katsottiinkin lähtökohtaisesti soveliaaksi. Merkittävänä palkkiona katsottiin myös ainutlaatuisen työympäristön mukanaan tuomat aineettomat edut; ne ovat luonteeltaan toimijoita vahvasti yhdistäviä ja ylläpitävät yhteisölle ominaisia piirteitä.

 

Aiemmin mainittu työkuvan selkeyttäminen on myös merkittävä työhyvinvointia edistävä tekijä. Pääsihteeriltä odotetaankin vahvaa johtajuutta ja selkeää näkemystä sihteeristön ajankäytön suhteen. On tärkeää, että heillä on aikaa myös kouluttautumiselle, oman työnsä kehittämiselle ja strategiselle suunnittelulle. Näin hyödynnetään erityisesti sihteeristöltä odotettavan jatkuvuuden mukanaan tuomaa näkemystä.

 

Keskustelun siirryttyä hallitukseen osana työyhteisöä ryhmät kiinnittivät poikkeuksetta huomioita kahteen epäkohtaan; hallituksen huomattavaan työmäärään ja heidän alhaiseen palkkioon. Yleisesti nämä kaksi rinnastetaan toisiinsa, palkkiohan koetaan korvauksesi tehdystä työstä. Hyvin pian katsottiin kuitenkin oleelliseksi erottaa ylioppilaskunnan hallituksen tapauksessa nämä kaksi toisistaan. Hallitukseen päätyvät henkilöt ovat yleisesti äärimmäisen omistautuneita asialleen ja työn luone itsessään koetaankin olevan varsinainen palkkio.

 

Vaikka hallituksen toimikenttään ajautuvaa työmäärää ja heidän innokkuutta tarttua näihin kokonaisuuksiin onkin lähes mahdotonta rajoittaa, ryhmät näkivät tärkeänä edistää keinoja jolla hallituksen reaalista työmäärää voidaan keventää. Varteenotettavana vaihtoehtona nähtiin vapaaehtoisten osallistaminen huomattavasti nykyistä laajemmin, siirtäen konkreettisia asiakokonaisuuksia heidän vastuulleen. Jotta myös työn laatu taataan, on oleellista että myös vapaaehtoiset ovat vahvasti motivoituneita ja sitoutuneita työhönsä. Vastuun delegointi käytännön toteutuksen lisäksi on myös tärkeä muistaa. Tarvittaessa myös ammattilaisten palkkaus projektiluontoisiin tehtäviin katsottiin suotavaksi.

 

Rahallinen korvaus taas toimii yksinomaan hallituksessa toimimisen mahdollistajana, varmistaen ettei käytännön esteiden vuoksi keneltäkään evätä mahdollisuutta osallistua. Tästä syystä ei nähty tarpeen käydä keskustelua palkkion luonteen muuttamisesta varsinaiseksi palkaksi ja sen nostamista esimerkiksi sihteeristön tasolle. Korkean työmäärän vuoksi on kuitenkin olennaista varmistaa hallituksen jaksaminen läpi vuoden kestävän kauden, joten vaikka moni pärjääkin kulutusta karsimalla nykyisilläkin palkkioilla, ei tämä ole kestävää. Yllättävän samanhenkisten keskustelujen päätteeksi ryhmät päätyivätkin kannattamaan hallituksen palkkioksi 1000€ kuussa.

 

Workshopin lopuksi keskustelu suunnattiin pohtimaan AYY:n roolia laajemmin opiskelijoita osallistavana järjestönä. Osallistumismahdollisuuksien avautumisesta eri toimien myötä aiemmat kokemukset olivat hyvinkin yhtenäisiä ja niiden katsottiin jatkuvan melko sameanluonteisina myös AYY:ssä. Todettiin myös, ettei ole mahdollista olettaa kaikkien opiskelijoiden osallistuvan ylioppilaskunnan toimintaan. Opiskelujen alkuvaiheessa osallistumismahdollisuuksien katsottiin olevan riittävät joskin mahdollisuuksia tuoda yhteen opiskelijoita eri kampuksilta haluttiin kehittää. Opiskelujen loppuvaiheessa osallistumiseen kuitenkin kaivattiin paljon kehitystä.

 

Ensinnäkin, tie ylioppilaskunnan korkeampiin operatiivisiin toimiin, etenkin hallitukseen, koettiin osittain turhankin poissulkevaksi. Varsinkin myöhemmän vuosikurssin opiskelijoille, joilla saattaa olla mittavaakin kokemusta esimerkiksi työelämästä, mutta ei niinkään ylioppilaskunnasta, haluttiin tarjota entistä paremmat mahdollisuudet hakeutua näihin toimiin. Ylioppilaskunnan tulisi myös kehittään yhteistyötään yritysten ja akateemisen yhteisön kanssa, avata jäsenilleen ovia kokemaan minkälaista työelämä eri aloilla mahdollisesti olisi. Lopuksi, alumnitoiminnasta haluttiin luonnollinen osa jäsenen elämää valmistumisen jälkeen.


2. AYY viestii

 

Pisteen ensimmäisessä vaiheessa pohdittiin AYY:n viestintäkanavia ja sitä, missä eri medioissa AYY näkyy ja voisi näkyä jäsenelle. Osallistujat saivat Afrikan tähti -pelilaudan avulla pohtia, miten viestintäkanavia voisi hyödyntää ja mahdollisesti soveltaa kampuskohtaisesti.

 

AYY näkyy ja kuuluu jäsenilleen mm. verkossa (Ayy.fi, KyWeb, Facebook..), painetussa mediassa (Aino, valtamediat, yhdistysten julkaisut..), puskaradion välityksellä ja radio- ja tv-lähetysten kautta. Uusia ideoita siitä, millä tavalla viestintää voisi kehittää ja kanavia lisätä olivat mm:

          profiloitu AYY.fi, jossa käyttäjälle viestittäisiin spesifisti häntä kiinnostavista aihealueista

          iPhone-sovellus AYY.fi:stä

          yhteinen tapahtumakalenteri verkossa

          podcastit

          huuto.ayy.fi

          irrotettava tapahtumaliite ylioppilaskunnan lehteen

          videokonferenssihuoneet jokaiselle kampukselle

 

Pisteen keskusteluissa esiintyi neljä suurempaa viestinnällistä aihealuetta:

 

  1. Tarve verkkoalustalle, jossa kaikki AYY:n toimijat voisivat viestiä, on suuri. Nettisivujen kehittäminen nähtiin tärkeänä, jotta saataisiin yksi pääasiallinen ja toimiva viestintäkeskittymä. Tämän toteuttamiseksi ideoitiin ns. verkkoarkkitehtuurityöryhmää, joka kokoaisi ylioppilaskunnan sisällä olevan tietotaidon miettimään, mitä oikeastaan halutaan, ja millä tavalla toteutettuna.
  2. Sosiaalisen median rooli AYY:n viestinnässä: Melkein kaikki ryhmät olivat sitä mieltä, että virallista viestintää ei kannata harjoittaa esim. Facebookin kautta. Kuitenkin sosiaaliset mediat tavoittavat suuren joukon jäsenistöstä, joten niitä olisi syytä hyödyntää jollakin tavalla (esim. kulttuuritapahtumista tiedottamiseen)
  3. Ylioppilaskunnan näkyminen Aallon tulevassa intrassa: Kehitteillä olevaan koulun verkkoalustaan olisi hyvä saada vähintäänkin linkki AYY:n verkkosivustolle, suurempi näkyvyys tässä portaalissa olisi toivottavaa.
  4. Ainon ja OUBS:n tulevaisuus. Ainon jatkumista edustajisto käsittelee myöhemmin syksyllä. Lehden ensimmäinen numero sai kehuja, ja aikakausilehtityyppinen julkaisu, joka ”menee Aallon pinnan alle” nähtiin hyvänä konseptina. OUBS:ssa taas tunnistettiin potentiaalia toimia jäsenistön yhteisenä viestijänä.

 

Pisteen toisessa osassa pohdittiin viestintää toteuttavaa organisaatiota. Organisaatio on esitelty tarkemmin edustajistolle tiistaina toimitettavassa dokumentissa. Organisaatio puolestaan heijastuu talousarvioon mahdollisten rekrytointien/palkkakulujen kautta. Toimintasuunnitelman osalta voisi miettiä, olisiko viestinnän kehittäminen ja hyvä toteuttaminen yksi ensi vuoden pyrkimyksistä.


3. AYY jäsenelle

 

Keskustelussa oli kaksi eri keskustelunaihetta. AYY:n jäsenpalvelut ja   mitä AYY on sen jäsenelle. Toiset ryhmät keskittyivät toiseen, toiset   taas puhuivat molemmista. Jäsenpalveluissa aiheena olivat  
luonnollisesti nykypäivän palvelut, mistä niitä saa sekä visiointia   tulevaisuuden jäsenpalveluista. AYY jäsenelle kohdassa puhuttiin hyvin   laajasti siitä mikä AYY on, miten se näkyy, mitä se tekee ja mihin se   sijoittuu jäsenen silmissä.

 

Brainstromin tavoitteena oli toisaalta   kartoittaa jäsenpalveluiden tarjontaa ja saada mietteitä AYY:n   roolista mutta samalla myös visioida yhdessä tulevaa sekä saada  
mahtavia, enemmän ja vähemmän toteuttamiskelpoisia ideoita. Jäsenpalveluista listattiin aluksi nykyisiä palveluita ja niiden   tulevaisuutta, sijaintia sekä tarjoajaa. Ymmärrys toisten   ylioppilaskuntien tilanteista ja palveluista kasvoi. Hyviä käytänteitä   vaihdettiin ja haluttiin myös AYY:lle.   Täysin uusia palveluita   ideoitiin myös. Tällaisia täysin uusia avauksia oli mm:

  • Lapsiparkki kampuksille
  • Ylioppilaskunnan palvelupiste on kahvila
  • Saattopalvelu
  • Lakimiespalvelut

 

Toisessa keskustelussa puitiin AYY:n asemaa ja näkymistä jäsenelle.   Keskustelu oli hyvin laajaa ja visionääristä. AYY koettiin toisaalta   kylmäksi katto-organisaatioksi joka hyvin toimiessaan ei näy  
jäsenelle. Näkyminen valtakunnan mediassa aaltolaisten äänitorvena   kuitenkin nähtiin hyväksi. Kylmä katto-organisaatio ei kuitenkaan   tingi näkyvästä päätöksenteosta ja antaa jokaiselle  
vaikutusmahdollisuuden. Ylioppilaskunnan toimitiloihin pitää olla   helppo tulla:
”Pehmeä lämmin syli jäsenelle mutta kova jäbä ulospäin.”


AYY:n katto-organisoitumisesta huolimatta, Aallon näkyminen   jäsenistölle koettiin tärkeäksi. Erilaisia kiertäviä gallerioita   kampuksille, joissa esitellään Aallon opiskelijoiden saavutuksia ja  
taitoja. Myös rikas yhdistyskenttä voisi olla paremmin esillä niin   kampuksilla, palvelupisteissä sekä vuosittaisessa AYY-paraatissa (vrt.   MIR-päivä) Nyt syksyllä edaattorit voisivat feissata kampuksilla   muutaman päivän Aalto-ständillä; kertoa valmistelusta,   päätöksenteosta, rekrytoida hallopedeja sekä muita luottamustoimijoita.

”Me ollaan siistejä”


Kaiken kaikkiaan rastilla ymmärrys muita kohtaan lisääntyi   merkittävästi, huomasimme olevamme hyvin suuri, erilainen ja voimakas   ylioppilaskunta. Mahdollisuuksia tehdä mitä vaan on oikeasti. Toiset   ammentaa Aallosta verkostoja, toiset erilaisia opintoja. Itselleni jäi   mieleen vielä yksi ideanpoikanen: AYY kannustaa yrittäjyyteen.   Ylioppilaskunta käyttäisi jäsentensä perustamien yritysten palveluita,   myöntäisi Aalto-pohjaisille yrityksille starttirahaa sekä auttaisi   tilakysymyksissä.
”Aalto on erilaisille ihmisille erilainen juttu”


Rastin tuloksia tulen käyttämään jatkossa koko ajan kun rakennamme   ylioppilaskuntaa. On hyvä huomata olevansa samalla aalto-pituudella   edustajiston kanssa esimerkiksi siitä, mikä AYY:n rooli jäsenelle on.   Hyviä ideoita, toimintamalleja, palveluita ja projekteja tullaan   toteuttamaan jo tänä vuonna sekä kirjaamaan ylös ensivuoden   hallituksen ja sihteeristön testamentteihin. Keskustelu  
jäsenpalveluista ja niiden sijainnista auttoi jo nyt   organisaatiomuistion työstämisessä.

 

Kiitos kaikille osallistuneille!


4. Toimintasuunnitelma

 

Yhden edustajistoviikonlopun brainstorming-rastin aiheena oli toimintasuunnitelma. Rastilla puhuttiin siitä, minkälainen toimintasuunnitelma kannattaa AYY:lle tehdä vuodelle 2010, miten sen toteutumista voitaisiin seurata sekä ennen kaikkea mihin halutaan ja mihin kannattaa käyttää ylioppilaskunnan resursseja vuonna 2010.

Tavoite on tehdä toimintasuunnitelma, joka on riittävän konkreettinen tarjotakseen edustajistolle todellisen mahdollisuuden ohjata ja valvoa ylioppilaskunnan toimintaa, mutta kuitenkin sopivan yleistasoinen, jotta ensi vuoden toimijoille jää myös vapautta suunnitella projektejaan. On huomattava, että AYY:n toiminta ei ole suoraa jatkumoa vanhojen ylioppilaskuntien rutiineista, vaan uuden organisaation sektorikohtaiselle rakentamiselle ja kehittämiselle on varattava riittävästi aikaa.

Tulokset

Alla on koostettuna viikonlopun keskusteluista tärkeimpinä esille nousseet tavoitteet vuodelle 2010:

        Toiminnan organisointi vie aikaa

        Työyhteisön ja -ympäristön rakentaminen

        Työntekijöiden rekrytointi ja keskustoimipisteen suunnittelu

        Organisaation sektorijaon ja työn rutiinien vakiinnuttaminen

        Työntekijöiden ja luottamustoimijoiden sitouttaminen

        Strategia, edunvalvonnan linjapaperit, visio ja missio

        Toimintakulttuurin linjoja on hyvä alkaa pohtia alusta asti

        Sitoudutaan tekemään kestäviä ratkaisuja

        Tavoitteena vahva ja toimiva ylioppilaskunta

        Aktiivinen ja toimiva viestintä

        ”Jäsenten tulee tuntea AYY”

        On tärkeää, että AYY:n jäsenet ja sidosryhmät tietävät, mitä AYY on

        Yhdistymisen mukanaan tuomat muutokset tutuksi kaikille

        Positiivinen viesti ulos, maineen puhdistus

        AYY ei ole niin onneton kuin miltä näyttää

        Edunvalvonta ei saa tauota

        Kontaktien luominen ja ylläpito

        Myös nyky-ylioppilaskunnilta siirtyvistä kontakteista pidetään huolta

        Opetuksen laatuun, opintojen mitoitukseen, opintopisteiden tasa-arvoistamiseen vaikuttaminen jatkuu

        Aalto-yliopisto ei ole vielä valmis, nyt jos koskaan pitää olla mukana

        Pitkän tähtäimen tavoitteita ei ole varaa unohtaa

        Sujuva siirtymä uuteen

        Palvelutaso ei saa romahtaa

        Yhdistysten riittävä tukeminen

        Kaikilla kampuksilla yhdistysten suhde ylioppilaskuntaan on murroksessa, ja niitä tulee tukea muutoksen yli

        KY ry:n ja TOKYO ry:n toiminnan käynnistämiseen tarvitaan resursseja

 

Muita paljon puhuttaneita teemoja: liikuntapalvelujen kehitys ja Aalto-yliopiston saaminen yliopistoliikunnan piiriin, AYY:n oman kulttuurin ja tapahtumien rakentaminen sekä koko ylioppilaskunnan laajuiseen toimintaan kannustaminen, SYL-yhteistyön kriittinen tarkastelu, YTHS-pisteen säilyttäminen Otaniemessä,  alumnitoiminnan kehittäminen, jäsenistön yrittäjyyteen kannustaminen, filiaalien tasa-arvoisten palvelujen varmistaminen, kansainvälisten opiskelijoiden ottaminen paremmin osaksi ylioppilaskunta- ja yliopistoyhteisöä, AYY:n suhteiden luominen huippuyliopistoihin ja opiskelijajärjestöihin maailmalla.

 

Aikataulu

Toimintasuunnitelman valmistelu etenee melko pitkälti käsi kädessä talousarvion kanssa. Johtoryhmä kuulee nykyisiä ylioppilaskuntia ja edustajistoa koko prosessin ajan.

 

  • AYYE 4/2009: Lähetekeskustelu talousarviolle ja toimintasuunnitelmalle
  • Iltakoulu VK 43: Toimintasuunnitelman ensimmäinen luonnos edustajiston kommentoitavaksi
  • Iltakoulu VK 46: Toimintasuunnitelman toinen luonnos edustajiston kommentoitavaksi
  • AYYE 6/2009 VK 48: Edustajisto päättä toimintasuunnitelman hyväksymisestä.